進入內容區塊

新北市政府消防局

新北市政府消防局

北海特派研究員

  • FB
  • Plurk
  • 友善列印
  • 字級設定:
  • 小字
  • 一般
  • 大字
北海特派研究員87期
  • 發佈日期:2020-10-10
  • 發佈單位:新北市政府消防局
  • 類  別:北海E月報北海特派研究員
  • 詳細內容:
  • 本局採購內部稽核與管理措施

    文/秘書室 股長 王蘋
    ㄧ、前言
      「採購」是機關為達成施政目的,透過計畫的擬定、預算的編列,依據政府採購法辦理,以取得工程、財物或勞務的整體作為;而採購的「效率」,是機關與社會大眾關注的焦點之一,政府採購法第一條規定,「為建立政府採購制度,依公平、公開之採購程序,提升採購效率與功能,…,爰制定本法。」但如何兼顧「效率」與「品質」,產生最適效性的適價、適質、適時、適量及適當的供應商,是每個機關辦理採購時,最重要的課題。
      因此,本科自104年開始,定期實施採購進度控管會議已5年餘,藉由上一年度目標管理確認各單位採購工作方向、藉由時間管理縮短各單位遇採購問題及行政處理時間、藉由方法管理提升品質及提高產出,本次專案報告提出109年執行成果。
      另為使本局流程標準化、透明化,本局分別於99年、101年、105年修訂「本局辦理採購案件作業規定」,並增訂「採購評選標準作業流程」使業務單位辦理採購時有所依循。而今年因應政府採購法大幅度的修訂,本室同時滾動修訂、廢止局內相關內部規範,並對於本局主持開標、驗收分層授權及書圖、評選(審)委員會規模一併檢討修訂。同時,109年7月1日起實施採購內部稽核機制,透過標準查覆核作業,使制度和程序符合規範性要求。
    二、109年採購案件管理及分析(統計至7月9日)
    (ㄧ) 109年案件管制成果
      透過採購案件進度控管機制,持續推動跨科室同質性案件媒合併案辦理,108年與109年總案件量持平,減少單位各自辦理重複行政流程;並透過以量制價策略,替機關減省公帑。
    (二) 109年採購辦理期程向前推進
    1、108年10月至12月,已完成109年28%案件量,多屬履約期程超過
    270天、公開評選案件,提早規劃招標,使預算不保留,結餘款亦能 
    有較充裕之時間規劃運用。
    2、已移案者計140件,進度落後者計14件,移案比率已達88%,詳如附表,其中進度落後之單位計有火災預防科2件、民力運用科1件、秘書室4件、減災規劃科3件、資通管考科1件、緊急救護科2 件及整備應變科1件,持續針對落後案件進度追蹤進度,詳如附表 一。
    (三) 流廢標案件分析與策進
      以總案件量計算,本局採購案件流廢標比例達60.7%偏高,進一步以決標方式分別分析,發現最有利標流廢標比例13%遠低於最低標之76%,因此,請各業務單位善用最有利標,使價格合理,讓履約能力足夠之廠商得標,提升本局採購效率與品質,詳如附表二及附圖一、二。
    三、內部稽核措施與結果
    (ㄧ)建立內部稽核措施
      109年7月1日起成立稽核小組,由主任秘書及本室主任擔任召集人與副召集人,並由採購單位6人組成,採逐案稽核,自起案開始至案件結案,針對各階段作業流程執行前、中,逐案進行流程檢核作業,從採購規劃作業、訂定底價、開標、審標、減價、決標、履約管理、驗收,針對採購生命週期明訂13項作業流程說明表,建立標準作業程序與要領,確認採購流程內採購單位與業務單位間之分工和合作,使每項作業流程均能清楚呈現,有助於相關作業人員對整體工作流程的掌握,並可作為執行業務之參考指引。因此,本局採購內部稽核與一般稽核目的不同,主要目的在於事前、事中減少人為的錯誤,辨認問題所在,事後提出稽核結果及改善建議。
    (二)稽核結果與改善建議(7月):如附圖。
    四、結語
      政府機關採購弊案時有所聞,重創機關形象,本局採購人員致力於公平、公開之採購程序,訂定各階段公開透明之標準作業流程,以提升採購效率與功能。實行之採購進度控管機制成果顯著,不僅控管各單位標案進度,使各單位能有充份時間因應突發狀況,更創造諮詢平台,避免各單位如多頭馬車,無所適從。另藉由內部稽核制度,達到事前預防,事中修正、事後審核之目的,並避免重複性缺失一再發生,俾利本局採購效益化、預算效益化。

相關附件
相關圖片
 
附表一:109年採購案件移案比例表
附表一:109年採購案件..
 
 
附表二:109年採購案件統計表
附表二:109年採購案件..
 
 
最低標與最有利標流廢標統計圖
最低標與最有利標流廢標統..
 
 
稽核結果與改善建議(7月)
稽核結果與改善建議(7月..
 
瀏覽人次:531 人 更新日期:2020-10-26